Es com煤n que dentro de nuestro portafolio exista mas de alg煤n proyecto que recordamos con un mal sabor de boca, sitios web condenados a la mediocridad por la falta de colaboraci贸n del cliente o bien proyectos que perdieron la rentabilidad esperada por los retrasos en la facilitaci贸n de los insumos log铆sticos.

La falta de consistencia en los motivos que los hicieron tomar la decisi贸n, hace que muchas empresas muestren una actitud de apat铆a y poca colaboraci贸n para el dise帽o optimo de sus propios sitios web, provocando la falta de continuidad en la producci贸n del mismo y, muchas veces minimizando los niveles de rentabilidad para el desarrollador.

Pareciera algo irracional que un cliente muestre semejante actitud de negligencia contra sus propios intereses, pues obviamente sabe que la falta de colaboraci贸n creara atrasos en la creaci贸n del sitio. Existen muchas razones por las cuales un cliente muestre una ineficiente facilitaci贸n de informaci贸n para el desarrollo de su sitio, entre ellas podemos mencionar las siguientes:

Muchas empresas no cuentan con una idea precisa de la informaci贸n que desean mostrar en su sitio web, tambi茅n ocurre otras veces que no disponen de una versi贸n apropiada y actualizada de la informaci贸n que quieren presentar, lo que ocasiona un atraso en la facilitaci贸n de los contenidos finales. Esto sin tomar en cuenta que aun disponiendo de los textos, estos deben de ser editados para su apropiada presentaci贸n en web, responsabilidad que es delegada err贸neamente a la empresa desarrolladora.

Es obvio que los gerentes o jefes no dispondr谩n del tiempo necesario para darle un seguimiento apropiado al proceso de entrega de la informaci贸n, mucho menos a revisar su integridad, es por ello que esta tarea debe ser delegada desde un inicio a un empleado con mayor disponibilidad de tiempo y, que se encargue plenamente del seguimiento de los avances, de los pendientes y de las peque帽as decisiones que se van tomando en el transcurso de su elaboraci贸n.

Incre铆ble pero sucede! Muchos proyectos web experimentan en su desarrollo la apat铆a de sus mismo propietarios, debido a que su decisi贸n de contar con una imagen web ha sido impulsada por razones muy vagas y poco fundamentadas, lo que ocasiona una falta de convicci贸n en su colaboraci贸n, no esperan mucho y por ende no est谩n motivados a colaborar para construir un sitio robusto y efectivo de contenido.

Cuando un cliente toma la decisi贸n de contar con un sitio web o redise帽ar el que ya tiene, esta puede estar fundamentada bajo prop贸sitos muy limitados, que van desde solo ambicionar tener una t铆mida presencia institucional web, hasta la expectativa ingenua de esperar miles de visitas solo por el hecho de ponerla en l铆nea. El desconocimiento de los grandes beneficios suele ser en muchas ocasiones la causante clave de la apat铆a del cliente, reflejada en su falta de colaboraci贸n optima para el desarrollo de su mismo proyecto web.

Quiz谩 pensemos que solo el cliente se ver谩 afectado por el retraso o mediocridad con que se termine haciendo el sitio, pero no es as铆, pues la empresa desarrolladora tambi茅n se ve afectada directamente por esta forma an贸mala de llevar el proyecto. Veamos algunas de las posibles repercusiones:

• Corremos el riesgo de disminuir la rentabilidad del proyecto, producto del retraso que ocasione la falta de colaboraci贸n.
• Nos exponemos a que nos responsabilicen por la falta de cumplimiento en la fecha de entrega (deslig谩ndose de su propia responsabilidad)
• Podr铆amos terminar desarrollando un sitio web con una calidad de producci贸n por debajo de nuestros est谩ndares

Bueno, ahora que tenemos una idea clara de los riegos que corremos si no logramos la colaboraci贸n deseada por parte del cliente, es obvio que no podemos darnos el lujo de mostrarnos condescendiente ante esa actitud, pero tampoco podemos perder la diplomacia, respecto y profesionalidad en nuestro af谩n de conseguir su pronta y eficaz colaboraci贸n.

Estos son algunos de los tips que recomendamos para evitar a tiempo las actitudes de poca colaboraci贸n por parte del cliente:

Para esto nos vamos a auxiliar de un documento que podemos llamar 鈥渞eporte de necesidades de informaci贸n鈥� este nos permitir谩 presentarle formalmente y por escrito el listado de los requerimientos necesarios para el desarrollo de su proyecto de acuerdo al tiempo programado, sirviendo como hoja de control para marcar las fechas en que vamos recibiendo la informaci贸n y mostrando claramente los posibles desfases en su entrega.

Siempre existen una serie de actividades que es prudente planificarlas adecuadamente sobre todo por su transcendencia en etapas espec铆ficas del desarrollo del proyecto, por ejemplo: sesiones fotograf铆as, entrevistas con empleados o directivos de la empresa, reuniones t茅cnicas claves, etc. Cada una de estas actividades demandan cierto grado de organizaci贸n por parte de la empresa y muchas veces una incorrecta planificaci贸n nos puede ocasionar graves atrasos en nuestro proceso de armado del sitio.

Como ya lo mencionamos, no es conveniente que un gerente o jefe asuma la responsabilidad de darle seguimiento a la facilitaci贸n de la informaci贸n, de hecho es una de las causas m谩s comunes de los atrasos en su entrega, es por ello que desde la primera reuni贸n formal como proveedores debemos de insistir en el hecho de lo conveniente de contar con una persona diferente que supervise y de seguimiento a la log铆stica de la construcci贸n del sitio.

Algunas de las ventajas de contar con empleado responsable del seguimiento son:

• Podremos escribirle o llamarle cada vez que lo requiramos sin sentir que causamos molestias, pues esa ser谩 su funci贸n.
• Nos permitir谩 una sincronizaci贸n efectiva de las necesidades de informaci贸n pendientes
• Podemos preguntarle todos los detalles que necesitemos por m铆nimos que sean
• Ser谩 el intermediario ideal en tareas de comunicaci贸n con otras unidades de la empresa
• Nos ayudada a mantener al d铆a a los propietarios sobre estatus del proyecto y, nos facilitara trasladar nuestras dudas r谩pidamente a ellos, retroaliment谩ndonos con sus decisiones e impresiones del proyecto (recordemos que nosotros no podremos reunirnos todas la veces que queramos con ellos)

Muchas veces podemos combatir la apat铆a del cliente ilustr谩ndolo correctamente de los beneficios de contar con un sitio web correctamente construido. Debemos informarlo como su web puede convertirse en una herramienta m谩s de su marketing mix, como podr铆a ser una opci贸n exitosa para crear nuevas oportunidades de negocios y como contribuye grandemente a la formaci贸n de identidad corporativa de la empresa.

Por supuesto que debemos de tener el cuidado de no cargarnos de nuevas responsabilidades no contempladas en la oferta inicial, la intenci贸n es 煤nicamente motivarlo a dar la mejor colaboraci贸n posible.

No se trata de presionarnos innecesariamente, sino m谩s bien de auto disciplinarnos a cumplir con los tiempos programados, si sentimos que hay cosas que no van caminando correctamente, nunca estar谩 de m谩s trasladarle nuestra preocupaci贸n al responsable asignado o al mismo cliente en alguna reuni贸n, ac谩 lo importante es proyectar nuestra leg铆tima preocupaci贸n por cumplir dentro del plazo establecido el desarrollo del sitio.

No debemos confiar ciegamente en el criterio del responsable asignado o de otras personas relacionadas al proyecto, debemos estar seguros que vamos por el camino correcto y, que el cliente propietario esta correctamente informado de las decisiones que se van tomando.

Existen una serie de puntos que debemos conocer de primera mano las impresiones del cliente, veamos algunos ejemplos:

• Si est谩 satisfecho con la intenci贸n grafica dada al sitio
• Si est谩 de acuerdo con el uso de ciertas fotograf铆as
• Si est谩 de acuerdo con la composici贸n y estructura de los contenidos

En fin cada proyecto tendr谩 sus propios puntos clave, tu misi贸n es no subestimar la decisi贸n del cliente propietario, pues esto te podr铆a causar inconvenientes o atrasos serios por tener que replantearte cosas que no le convencieron.

El buscar conocer sus impresiones sobre un punto espec铆fico del dise帽o nos da la opci贸n de poder defender nuestro criterio a tiempo y, en muchos casos el cliente agradece y ve con buenos ojos el que se le haya buscado antes para ratificar una decisi贸n.

Es casi inevitable encontrarnos con situaciones de clientes poco colaboradores, es por ello que debemos de estar mentalizados a evitar al m谩ximo que esa actitud nos afecte en el buen desempe帽o de nuestro trabajo y, para eso debemos apoyarnos en la aplicaci贸n oportuna de acciones dirigidas a prevenirlo, pues he comprobado que intentar cambiar esa actitud a medio proyecto se vuelve una experiencia muy inc贸moda y negativa para nuestros intereses. Por eso la clave es la prevenci贸n.